Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet und in Vollzeit eine
Assistenz der Ersten Bürgermeisterin (m/w/d)
Ihre neue Tätigkeit umfasst insbesondere folgende Aufgaben:
- eigenverantwortliche Organisation und Durchführung des Büromanagements, insbesondere die Bearbeitung der gesamten Korrespondenz, den Telefonservice und die Aktenführung im Sekretariat der Ersten Bürgermeisterin
- Organisation der Abläufe im Vorzimmer sowie Bildung der Schnittstelle zwischen der Ersten Bürgermeisterin, Verwaltung, politischen Gremien und externen Partnern
- Koordination des Publikumsverkehrs sowie der Bürgerkontakte und die Pflege des Terminkalenders
- Vorbereitung von Reden und Grußworten sowie Recherche, Zusammenstellung und Vervollständigung von Unterlagen für die Erste Bürgermeisterin
- Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen sowie Protokollführung und Erstellung von Schriftstücken, Vorlagen und Präsentationen
- Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung verschiedener Veranstaltungen
- Selbstständige Bearbeitung und Koordination unterschiedlicher Verwaltungsvorgänge
- die Vertretung der Leitung der Geschäftsstelle der Zweckverbände Bezirk Schwetzingen sowie Unterer Leimbach
Die Übertragung weiterer Aufgaben bleibt ausdrücklich vorbehalten.
Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder über eine vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung im öffentlichen Dienst oder in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil. Sie haben ein ausgeprägtes kommunalpolitisches Interesse und ein Grundverständnis kommunaler Abläufe. Außerdem zeichnen Sie sich durch ein sicheres und freundliches Auftreten sowie Diskretion und Loyalität aus und verfügen über sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten. Sie arbeiten gerne im Team und verfügen über ein hohes Verantwortungsbewusstsein. Außerdem arbeiten Sie selbstständig, strukturiert sowie gewissenhaft und bringen eine hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative mit. Darüber hinaus verfügen Sie über eine schnelle Auffassungsgabe, eine ausgeprägte Fähigkeit im Umgang mit wechselnden Aufgabenstellungen und haben einen sicheren Umgang mit den gängigen IT-Programmen.
Wir bieten Ihnen bei Vorliegen entsprechender Voraussetzungen eine Vergütung in Entgeltgruppe 9a TVöD. Unser attraktives Jobangebot vervollständigen wir gerne mit zahlreichen Vorteilen, die nicht nur finanzielle Anreize bieten, sondern auch die Work-Life-Balance unterstützen und die berufliche Entwicklung fördern.
Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gerne die Erste Bürgermeisterin, Frau Schlüter, unter 06202/87-203; für weitere Fragen steht Ihnen das Team des Personalamtes unter 06202/87-101 zur Verfügung.
Wir freuen uns über Ihre Online-Bewerbung bis zum 1. Februar 2026.
