Zur Verstärkung der Kulturdirektion suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Assistenten / Sachbearbeiter (m/w/d) Kulturdirektion unbefristet in Vollzeit (Teilzeit möglich).

Sie verfügen über Interesse an Kultur, möchten an der Umsetzung von kulturellen Projekten mitwirken, bringen administratives Talent, sowie Organisationsgeschick mit und können die Kulturdirektion bei der Erfüllung von Aufgaben im Bereich der Sachbearbeitung bereichern?  

Dann bewerben Sie sich bei der Stadtverwaltung Weimar als Assistenz der Kulturdirektion und werden Sie teil eines eingespielten Teams.  

Ihre Aufgaben:

Sie übernehmen Assistenzaufgaben für die Kulturdirektion:

• Überwachung der im Amtsbereich bzw. gegenüber den Kultureinrichtungen gestellten Termine und geforderten Zuarbeiten
• Terminplanung und Koordinierung für den Stadtkulturdirektor, Empfang von Besuchern, Gästen und Bürgern
• Telefondienst, Postbearbeitung, Aktenablage einschließlich Archivierung und Büromaterialbestellung
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Sitzungstermine jeglicher Art, Teilnahme an Gesprächen und Beratungen inkl. Protokollführung
• Zusammenarbeit mit anderen Institutionen, Kulturämtern und Ministerien, mit dem Büro des Oberbürgermeisters und des Kulturdezernenten
• Einholen von Informationen und Zuarbeiten für Berichte bzw. Konzeptionen
• Eigenständiges Verfassen von Bescheiden, Einladungen und Musterbriefen sowie Entwurf von Antwortschreiben und Verträgen
• Unterstützung bei der Pflege von Websites, des Veranstaltungskalenders und des Social -MediaKanals der Kulturdirektion

Ihr Tätigkeitsbereich umfasst die Sachbearbeitung des Haushalts der Kulturdirektion. Dies beinhaltet:

• Die Mitwirkung bei der Aufstellung der Haushaltsplanung, Vorbereitung von Verträgen und die Überwachung laufender Verträge einschließlich der jährlichen Buchungen

Abstimmungen zur Förderung von Vereinen fallen ebenso in Ihren Aufgabenbereich, wie die Mitwirkung bei der Verwaltung der Fördermittel (von Land, Bund etc.) für städtische Projekte. Dies umfasst:

• Die Prüfung der Anträge entsprechend der Vorgaben (z. B. Förderrichtlinie, Haushalt), Bescheiderstellung, sowie Prüfung von Mittelabrufen und Zahlbarmachung
• Überwachung der finanziellen Mittel und des fristgemäßen Eingangs der Verwendungsnachweise, sowie deren Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit

Ihr Profil*:

eine abgeschlossene Berufsausbildung

• zum/zur Verwaltungsfachangestellten (VFA/FL I),
• Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Bürokauffrau/Bürokaufmann

* Es werden auch Bewerber (m/w/d) berücksichtigt, die sich aktuell im berufsqualifizierenden Prüfungsverfahren befinden. Der erforderliche Abschluss muss zwingend zum Einstellungszeitpunkt, spätestens 3 Monate nach Bewerbungsschluss vorliegen.

Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:

• Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
• guter Ausdruck im Schriftverkehr und in der Gesprächsführung
• sichere PC-Kenntnisse anwendungsbereite und sichere Kenntnisse der Standardsoftware
• Interesse für Kultur
• freundliches und sicheres Auftreten
• Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
• Teamfähigkeit

Das bieten wir:

• einen (sicheren und) wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe E 5
•  inkl. jährlicher Jahressonderzahlung und regelmäßiger Tariferhöhungen
• betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (ZVK), vermögenswirksame Leistungen
• Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung
• 30 Tage Urlaub, zusätzlich in den meisten Arbeitsbereichen am 24. und 31.12. arbeitsfrei
• Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• breit gefächerte und aufgabenspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung
• unser betriebliches Gesundheitsmanagement, das z.B. regelmäßige Gesundheitschecks, Sport- und Fitnessangebote sowie Schulungen zu verschiedensten Gesundheitsthemen umfasst
• Firmenfitness „Hansefit“
• Möglichkeit des Fahrradleasings

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in unserem Online-Bewerbungsportal bis zum 12.08.2025.

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail nicht berücksichtigt werden können.

Bei Fragen steht Ihnen das Personalmanagement, Telefon: 03643/762 427 gern zur Verfügung.