Die Universitätsstadt Tübingen sucht für den Fachbereich Hochbau und Gebäudemanagement zum 01.01.2025 eine_n
Verwaltungsfachangestellte_n für die Büroleitung und Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d)
(Entgeltgruppe 8 TVöD)
Die Stelle hat einen Beschäftigungsumfang von 90 %.
Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:
- allgemeine Sekretariatsaufgaben
- Sachbearbeitung und Assistenz für die Fachbereichsleitung, inkl. Recherchen und Aufbereitung von Auswertungen
- Zusammenführung von aufgabenrelevanten Informationen für die Fachbereichsleitung
- Verwaltung des Zeiterfassungssystems
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und des Sitzungsdienstes in Session, Erstellung von Präsentationen
- Überwachung sowie Bewirtschaftung und Controlling der Haushaltsmittel für den Fachbereich, Erstellen von Statistiken und Berichten aus SAP inkl. Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen
- selbstständige und eigenverantwortliche Personalsachbearbeitung für den Fachbereich und Koordination fachbereichsinterner Stellenbesetzungsverfahren
- zentrale Mitarbeit bei der digitalen Aktenführung/Aktenstruktur und Umstellung auf digitalisierte Prozesse
Die Übertragung weiterer Aufgaben bleibt vorbehalten.
Ihr Profil:
- eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte_r (m/w/d) oder
- eine abgeschlossene vergleichbare Berufsausbildung oder
- eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
- mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich
Wir erwarten:
- hohe soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und Engagement
- selbstständiges, eigenverantwortliches und termingerechtes Arbeiten
- sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen, SAP-Kenntnisse
- Interesse an der Einarbeitung in weitere fachspezifische Software
- Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
- sicherer Umgang mit Rechtsvorschriften
- Einsatzfreude und Belastbarkeit
Wir bieten:
- eine Eingruppierung entsprechend den tariflichen Vorgaben bis Entgeltgruppe 8 TVöD
- flexible Arbeitszeiten und Hilfestellung bei der Suche nach passenden Kinderbetreuungsangeboten
- eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
- ein internes Fort- und Weiterbildungsprogramm
- das Deutschlandticket für 14 Euro
- JobRad (Leasingmodell)
Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Die Stadtverwaltung Tübingen will Menschen mit Zuwanderungsgeschichte stärker beteiligen und ist an entsprechenden Bewerbungen besonders interessiert.
Für nähere Auskünfte steht Ihnen die Leiterin des Fachbereichs, Frau Schwieren, Tel.: 07071 204-2265, gerne zur Verfügung.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bitte bis 20.05.2024 hier online.
